Tuntuuko sinustakin korjaavan palautteen antaminen vaikealta?

Osallistuin vähän aikaa sitten erääseen tilaisuuteen, joka tuntui ajanhukalta. Luulin tietäneeni tilaisuuden tarkoituksen, mutta ehkä olin käsittänyt sen väärin. Tunsin oloni hämmentyneeksi ja minun oli vaikea keskittyä. Koko tilaisuuden ajan ajattelin vain kaikkia muita asioita, joita voisin olla tekemässä sillä hetkellä.

Miten tällaisessa tilanteessa kuuluisi toimia? Pitäisikö minun antaa palautetta? Tunnen tämän tilaisuuden vetäjän henkilökohtaisesti ja tiedän, että hän on käyttänyt sen suunnittelemiseen paljon aikaa ja vaivaa. En haluaisi hänen pahoittavan mieltään, enkä halua hänen ajattelevan olevani liian vaativa “minä tiedän miten tämän kuuluisi mennä” -osallistuja. Jos olisin tapahtuman vetäjä, haluaisinko tietää jonkun olleen suoritukseeni tyytymätön? Ehdottomasti. Mutta minulla onkin palautteen vastaanottamisen maisteritutkinto ja silti se on toisinaan vaikeaa. Haluan aina tietää, mitä voisin työssäni kehittää. Mutta totuus on samalla, että kaikkien näiden vuosien jälkeen en edelleenkään aina onnistu. En ole täydellinen. Haluaisinko olla? No toisinaan.

Vaikken pidä korjaavan palautteen antamisesta (ehkä se johtuu yliempaattisesta luonteestani), annan sitä silti. Menen mukavuusalueeni reunalle, joskus sen yli ja usein se on kuluttavaa. Miksi sitten teen niin? Koska tiedän, että se on oikein. Me ihmiset ansaitsemme totuuden. Vain sen avulla voimme kasvaa ja kehittyä. Joskus kasvaminen tekee kipeää, mutta se on lahja, jonka kuka tahansa meistä voi toiselle antaa. Meidän ei pitäisi valheellisesti saada toisiamme tuntemaan oloa hyväksi tai yrittää olla pidettyjä, vaan sen sijaan antaa mahdollisuuksia oppia kokemuksistamme. Erääseen pitämääni palautevalmennukseen äskettäin osallistuneen esimiehen sanoin: palaute on välittämistä.

En ole näiden ajatusteni kanssa yksin. Kuulen yhä useampien organisaatioiden puhuvan kehittävän palautekulttuurin, jatkuvan molemminpuolisen palautteen annon, sekä yhteisen oppimisen tärkeydestä. Monet yritykset haluavat – ja vielä useampien kuuluisi haluta – ottaa käyttöön jatkuvan oppimisen käytäntöjä, jotka kehittävät sekä yksilöä että yhteistä suoriutumista. Itse pidän jatkuvaan oppimiseen ja kehittymiseen tähtäävää kulttuuria todella tärkeänä ja sitä edistämme tietoisesti myös meidän organisaatiossamme. Mutta miten sanat herätetään eloon? Kuinka jatkuvasta palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta saadaan osa yrityksen kulttuuria? Sanomattakin selvää on, että se vaatii tietoista panosta kaikilta osapuolilta. Jos johtaja haluaa edistää jatkuvan oppimisen kulttuuria, on hänen itse oltava avoin saamaan palautetta omista kehittämisen kohteista.

Vinkkejä matkan varrelle:

Keskustelkaa yhdessä palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta:

Keskustele tiimissäsi siitä, miksi avoin palautekulttuuri on tärkeää. Mitä ovat sen tavoitteet ja hyödyt. Rohkaise ihmisiä jakamaan hyviä ja huonoja kokemuksia, epävarmuuksiaan ja pelkojaan, jotka liittyvät palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen.

Luokaa yhdessä palautteen pelisäännöt:

Kaikki palaute ei ole hyvää palautetta. Jos se ei auta kasvamaan ja kehittymään, se ei ole antamisen arvoista. Sen ei pitäisi olla tuomitsevaa, vaan suunnattua tekoihin. Luokaa yhdessä säännöt, jotka tekevät palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta helpompaa niin, vähentämättä kuitenkaan toisen ihmisen rehellisen näkökulman arvoa.

Huomioikaa toistenne vahvuuksia:

Luottamus rakentuu toisen arvostamisen ja vahvuuksien huomaamisen kautta. Älä oleta, että ihmiset tietävät mitä sinä arvostat heidän toiminnassa. Pidä huoli siitä, ettei myöskään palaute positiivisesta toiminnasta ole arvostelevaa, vaan perustuu havainnoituun toimintaan. Ole antelias palautteessasi positiivisesta toiminnasta.

Toimi esimerkkinä pyytämällä muilta kehittävää palautetta ja reagoimalla siihen rakentavasti:

Jos haluat olla avoimen palautekulttuurin lähettiläs, sinun on näytettävä miten se toimii. Osoita, että palaute on tervetullutta ja vastaanota se aidosti pyytämällä esimerkkejä. Kiitä palautteen antajaa. Oletko valmis toimimaan näin? Jos tämä ei kuulosta sinusta hyvältä idealta, kysy itseltäsi miksi. Mitä ajatuksesi ja tunteesi sinulle kertovat?

Juhlikaa onnistumisia:

Käyttäkää yhdessä aikaa palautteen mahdollistamien oppien jakamiseen. Auta ihmisiä näkemään oppimisen arvo ja rohkaise heitä jatkamaan palautteen antamista. Pysähtykää myös reflektoimaan miten olette kehittyneet palautteen ansiosta.

Palautteen antaminen ja vastaanottaminen ovat hyvin intiimejä kokemuksia ja siksi kanavan avaaminen palautteelle vaatii turvallisen ja luottamuksellisen ilmapiirin. Olen ilahtunut siitä, että palautekulttuuriin panostamista pidetään yhä tärkeämpänä ja toivon, että johtajat ja esihenkilöt todella panostavat siihen, että sanat muuttuvat teoiksi – yksilön ja organisaation merkitykselliksi kasvun kokemuksiksi.

Miten alussa jakamani tarina päättyikään? Lopulta päätin soittaa ja jutella tilaisuuden vetäjän kanssa. Hän oli myös itse kokenut, ettei tilaisuus ollut mennyt hyvin, muttei osannut tarkalleen sanoa mistä se johtui. Keskustelumme aikana onnistuin antamaan hänelle konkreettisia esimerkkejä ja kehitysideoita, joiden kautta hän voisi kehittää tilaisuutta. Puhelun jälkeen sähköpostiini kilahti kiitollinen viesti.

P.S. Esittelemme pian online-työkalun, joka tukee avoimia, osallistavia ja laadukkaita palautekeskusteluja myös etänä. Pysy siis kuulolla!