Mitkä ovat fasilitaattorin 5 ydintaitoa? 

Fasilitointi tarkoittaa tiivistettynä ryhmän ohjaamista palaverissa tai työpajassa kohti tavoitetta. Kaikilla on varmasti kokemusta tilaisuuksista, joissa kukaan ei ota keskustelun ohjaajan roolia. Pahimmassa tapauksessa koko tapaamiselle ei ole ennalta asetettu minkäänlaista tavoitetta, tai suunnitelma siihen pääsemiseksi puuttuu. Aiheet poukkoilevat, äänekkäimmät hallitsevat keskustelua, ja loput vain passiivisesti kuuntelevat. Keskustelun lopputulema ei edusta koko ryhmän näkemystä, eivätkä sitä myöten kaikki ole yhtä sitoutuneita sen lopputulokseen. Fasilitaattorin taitoja ja roolia tarvitaan tämän skenaarion välttämiseksi. Fasilitaattori auttaa ryhmää kohti tuottavia, osallistavia ja kaikille osallistujille mielekkäitä palavereja.

Lähemmässä tarkastelussa termi fasilitointi voidaan määritellä ryhmän ohjaamiseksi kohti ennalta määriteltyä tavoitetta, edistämällä jokaisen ryhmän jäsenen aktiivista ja tasa-arvoista osallistumista. Tämä tapahtuu huolellisella prosessin suunnittelulla, erilaisten ryhmätyömenetelmien avulla sekä vaikuttamalla turvallisen ja osallistavan ilmapiirin luomiseen ja ylläpitämiseen. Keskeinen fasilitoinnin elementti on fasilitaattorin puolueettomuus. Fasilitaattori ohjaa prosessia, mutta ei tuo keskusteluun omia vastauksiaan, mielipiteitään tai kannanottojaan.

Jos haluat kehittää fasilitointitaitojasi, mihin sinun tulisi kiinnittää huomiota? Listasimme viisi tärkeää taitoa, joihin kannattaa panostaa!

1. Auta määrittelemään istunnolle konkreettiset tuotos ja lopputulema

Tyypillisesti, ja ihannetapauksessa, fasilitaattorilla on asiakas, joko sisäinen tai ulkoinen, joka tarvitsee fasilitointipalvelua. Aluksi käydään valmennuskeskustelua muistuttava vuoropuhelu, jossa fasilitaattori esittää asiakkaalle avoimia kysymyksiä, auttaakseen tätä määrittelemään odotuksensa istuntoa kohtaan sekä antamaan oleellisia tietoja. Tuotos tarkoittaa tapaamisesta konkreettisesti syntyvää materiaalia, kuten toimintasuunnitelmaa, strategiadokumenttia tai listausta valituista arvoista. Mitä yksityiskohtaisemmin tutkit, miltä haluttu tuotos näyttää asiakirjana tai missä muodossa se on, sitä paremmin pystyt vastaamaan asiakkaan odotuksiin. Lopputulema viittaa tässä siihen kuinka työpaja vaikuttaa osallistujiin, kuten luottamuksen ilmapiirin luomiseen, sitoutumiseen, yhteishenkeen tai selkeyden luomiseen prosessin seuraavista vaiheista. Yksi suosikkikysymyksistäni tutkiessani odotettua lopputulosta on: Kuvittele, että tapaaminen on ollut todellinen menestys. Mikä on muuttunut?

2. Suunnittele tavoitelähtöisiä ryhmäprosesseja

Prosessin suunnittelu ei ole vain taito, vaan myös valinta priorisoida ajankäyttöä jo valmisteluvaiheeseen. Tapahtuman onnistuminen riippuu paljon suunnitteluun ja valmisteluun käytetystä ajasta. Tilaisuuden eri vaiheisiin sopivien ryhmätyömenetelmien tuntemus on olennaista – tällaisia ovat esimerkiksi “icebreaker”-menetelmät, ongelman analysointimenetelmät, erilaiset aivoriihimenetelmät, menetelmät ideoiden arviointiin sekä toiminnan suunnitteluun. On tärkeää pystyä arvioimaan realistisesti, kuinka paljon aikaa eri menetelmien käyttö vaatii x määrältä osallistujia. Yksinkertaisin tapa tehdä tämä on kuvitella tilaisuus päässäsi askel askeleelta ja arvioida eri vaiheisiin tarvittava ajankäyttö, huomioiden myös esimerkiksi ohjeiden antamiseen tai pienryhmiin siirtymiseen tarvittava aika. Esimerkiksi käytettävissä olevien wc-tilojen määrä antaa osviittaa siitä, kuinka pitkän tauon suurempi ryhmä realistisesti tarvitsee! Suunnitelman tulee sisältää työpajan eri vaiheet, kuhunkin käytettävä aika, sekä menetelmät, ohjeistukset osallistujille ja suunnitelma siitä miten työskentely dokumentoidaan. Myös ryhmän ohjaaminen pohtimaan yhteistä työskentelyä tai työn tuloksia eri vaiheiden päätteeksi on arvokasta ja pohdintaan ohjaavat avoimet kysymykset kussakin vaiheessa on tärkeää miettiä etukäteen.

3. Luo turvallinen tila yhteistyölle

Psykologisesti turvallisen työympäristön luomista kannattaa myös miettiä jo suunnitteluvaiheessa: miten luoda osallistava ympäristö, jossa jokainen voi jakaa, kysyä ja ilmaista ajatuksia ja tunteita. Lämmittely- / “icebreaker” -aktiviteetin valinta vaikuttaa tähän. Lämmittelyn tavoitteena on avata keskustelua ja rentouttaa tunnelmaa. Ihmisten tulisi tuntea olonsa mukavaksi osallistuessaan aktiviteettiin, ja ymmärtää syy menetelmän käyttöön. Olennaista on, että alkulämmittelyvaiheen kysymyksiin on helppo vastata, niissä ei ole oikeita tai vääriä vastauksia, eikä tarvetta arvioida muiden osallistujien vastauksia. Myös lämmittelyn kokonaan väliin jättämisellä ja ryhmän pyytämisellä hyppäämään suoraan altaan syvään päätyyn on seurauksensa, jotka tulee ottaa huomioon. Jos ryhmän luottamusta ei asteittain rakenneta, voi osallistujien olla vaikea kertoa avoimesti näkemyksiään. Myös omalla käyttäytymiselläsi fasilitaattorina on suuri rooli psykologisen turvallisuuden luomisessa ryhmässä. Aidon kiinnostuksen osoittaminen osallistujien kommentteja kohtaan, sekä avointa ja turvallista työympäristöä edistävän käyttäytymisen vahvistaminen positiivisella palautteella saavat ihmiset tuntemaan olonsa mukavaksi. Myös erilaisten tunteiden toivottaminen tervetulleeksi on olennaista, joskin samalla on tärkeää varmistaa, että tunteet tuodaan esiin muita kunnioittaen (ja puuttua tilanteeseen nopeasti mikäli näin ei ole).

Ryhdy asiantuntija fasilitaattori

4. Hallitse aikaa

Ajanhallinta on joskus näkyvin osa fasilitaattorin työtä, ja todellinen lahja joillekin hyvin puheliaille ryhmille. Monille fasilitaattoreille tämä on myös vaikeinta, koska emme halua keskeyttää soljuvaa keskustelua tai olla töykeitä. Muista, että ajanhallinta on monesti tärkein syy fasilitaattorin palkkaamiseen, ja että osallistujien kannalta on mahtavaa voida syventyä keskusteluun tietäen, että joku muu huolehtii sen ohjaamisesta varmistaen järkevän ja tehokkaan ajankäytön. Tarvittaessa voit täsmentää istunnon alussa, että rooliisi kuuluu myös ajankäytön tarkkailu sekä hallinta. On tärkeää löytää oma tapasi ohjata ryhmää, joka tuntuu omalta. Minä esimerkiksi tykkään käyttää “ystävällisen jämäkkää”-tyyliä sanoen jotain tällaista: “On mahtavaa nähdä, kuinka innostunut olette tästä aiheesta! Meillä on kuitenkin myös muita asioita käsiteltävänä tänään, joten ehdotan, että siirrymme keskustelussa eteenpäin.” Ajanhallinta vaatii myös joustavuutta, sillä ryhmän ohjaajana tehtäväsi on tarkkailla ryhmän tarpeita. Mitä selkeämpi etukäteen tehty suunnitelmasi on, sitä helpompi siitä on joustaa ja ottaa menetettyä aikaa kiinni toisaalla. Jos jostain syystä näyttää siltä, että et saavuta ennalta sovittuja tavoitteita, koska ryhmän tarpeet vaativat joustoa suunnitelmasta, on tärkeää sopia muutoksesta suunnitelmaan asiakkaan tai ryhmän kanssa ensin.

5. Harjoita neutraaliutta

Tämä on kysymys, joka minulle esitetään säännöllisesti: Pitääkö fasilitaattorin todella olla neutraali? Entä jos fasilitaattorilla on samanaikaisesti myös muita rooleja, kuten esihenkilön tai asiantuntijan roolit? Minun vastaukseni? Kuten tästäkin artikkelista on luettavissa, ammattimainen fasilitointi vaatii hyvin monen asian samanaikaista huomioimista ja hallintaa ilman, että edes tuot omia näkemyksiäsi keskusteluun. Prosessin ohjaamisesta tai ajankäytön hallinnasta tulee paljon monimutkaisempaa, jos osallistut myös itse keskusteluihin. Psykologisesti turvallisen ilmapiirin luominen ja ylläpitäminen on myös haastavampaa, jos valitset puolen keskustelussa (omia mielipiteitäsi ilmaisemalla). Osallistavan ilmapiirin luominen voi olla haastavaa fasilitaattorin antaessa omia vastauksiaan keskusteluun, sillä se helposti passivoi muita osallistujia. Näistä syistä kehotan valintoja tehdessä olemaan vahvasti tietoinen siitä, että eri roolien sekoittamisella tai yhdistämisellä on hintansa. Jos sinulla on useita rooleja palaverissa, huomioi omien näkemystesi tai mielipiteidesi tuomisen vaikutus ryhmään ja tutki vaihtoehtoja:

• Voisitko jakaa omat näkemyksesi toisessa palaverissa?
• Voisitko tuoda omat näkemyksesi esiin vasta, kun olet kerännyt näkemyksen ryhmältä?
• Voisitko muotoilla joitakin keskeisiä faktoja tai näkökulmia sisään harjoitusohjeisiin tai avoimiin kysymyksiin?
• Voisivatko ryhmän näkemykset olla yhtä hyviä, vaikkakin erilaisia kuin omasi?
• Voisitko ottaa tilaisuuteen ulkopuolisen fasilitaattorin?

Lopuksi on hyvä muistaa, että on monia asioita, joissa fasilitaattori ei ole – eikä saa olla – neutraali, kuten menetelmien valinta, ajankäyttö tai osallistavaan ja turvalliseen työskentelyilmapiiriin vaikuttava toiminta. Fasilitaattorina voit ilmaista persoonallisuuttasi monin eri tavoin tuomatta panostasi sisältöön, ja sinulla on myös fasilitaattorina vaikuttamisvoimaa – se on vain pakattu eri muotoon.

Lopuksi Bill O’Brieniä lainaten: “The success of an intervention depends on the interior condition of the intervener.” Toisin sanottuna; onnistumisemme fasilitaattorina ei riipu siitä, mitä teemme tai miten sen teemme, vaan sisäisestä paikasta, josta käsin toimimme. Tämä on yksi mahdollinen paikka, josta aloittaa.