Miten fasilitointi tukee palvelevaa johtajuutta ja ketteriä tiimejä?

Koronan, etä- ja hybridityön myötä ihmisten sitoutuminen työpaikkaan on heikentynyt ja kynnys vaihtaa työpaikkaa aina vaan matalampi. Tämä maailmanlaajuinen trendi on saanut nimen The Great Resignation ja sen rinnalle on tullut kevyempi “Quiet Quitting”, jossa työntekijä kyllä pysyy työpaikassaan, mutta ei koe olevansa sitoutunut siihen, ja näin ollen tekee henkisen irtioton, joka voi näkyä esimerkiksi rimaa hipoen -tyylisenä työsuorituksena. Tyypillistä molemmille ilmiöille on, että avointa puhetta on vähän ja ainakin maailmalla tähän liitetään työpaikan kulttuuri, joka ei tue avointa keskustelua. Kun hyvistä tekijöistä on kilpailua, on johtamiskulttuuri tärkeä erottava tekijä. Se välittyy työntekijäkokemuksessa ja sillä on suora vaikutus tiimien suorituskykyyn.

Menestyäksesi johtajuudessa tarvitset vahvoja vuorovaikutus- ja fasilitointitaitoja

Johtajuus tarkoittaa vaikuttamista eri suuntiin ja sitä voi harjoittaa monessa eri roolissa. Kyse on ihmisten saamisesta mukaan yhteiseen tavoitteeseen. Jos oma roolisi tai tavoitteidesi saavuttaminen edellyttää muiden ihmisten aktivoimista toimimaan kohti sovittua päämäärää, on kyse johtajuudesta ja ihmisten aktivoiminen onnistuu harvoin yksisuuntaisella viestinnällä. Tarkastelemme asioita eri näkökulmista, kokemustaustoista ja viitekehyksistä ja kun samassa vuorovaikutustilanteessa on useampi kuin yksi henkilö, tapahtuu helposti olettamuksia ja väärinkäsityksiä. Me myös motivoiduimme eri asioista ja koemme, että eri asiat ovat tärkeitä. Ja monille meistä itsesuojeluvaisto kehottaa välttämään asioita, joita emme ymmärrä, jotka tuntuvat epämukavilta tai pelottavilta. Tämän vuoksi ymmärrettävään viestintään, asioiden ja niiden hyötyjen perusteluihin, sekä ihmisten osallistamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Kun ymmärrän asian ja koen, että minulla on hallinta tilanteesta ja voin vaikuttaa siihen, olen motivoitunut toimimaan.

Koska aika on monesti ratkaiseva tekijä nykymaailmassa, kannattaa tavoitteen saavuttamiseen vaikuttavat ihmiset ottaa mukaan suunnitteluprosessiin jo varhaisessa vaiheessa: kysymään kysymyksiä, vahvistamaan omaa ymmärrystä, vaikuttamaan ja sitoutumaan. Näin muutosliike lähtee käyntiin suunnitteluvaiheessa.

Palveleva johtajuus tukee tiimien autonomiaa

Itseohjautuvat tiimit ja palveleva johtajuus ovat nousseet pintaan ketterän kehittämisen, nopean päätöksenteon ja innovatiivisuuden mahdollistajina. Näiden katsotaan lisäävän asiakasarvoa ja nopeuttavan toimintaa. Itseohjautuvuus korostaa tiimien vastuuta ja vapautta tehdä työhön liittyviä valintoja sekä päätöksiä ja ohjata omaa kehitystään haluttuun suuntaan. Organisaatioissa tämän suunnan määrittää organisaation päämäärää, visio ja strategia.

Palveleva johtajuus on johtamisen malli, joka mahdollistaa tiimien itseohjautuvuuden. Ken Blanchard ja Phil Hodges (2005) kuvaavat palvelevaa johtajuutta pyramidimetaforan avulla. Palvelevassa johtajuudessa johtaja on edelleen vastuussa organisaation merkityksellisen vision määrittämisestä. Blanchard ja Hodges tarkoittavat visiolla tulevaisuuden tahtotilaa, olemassaolon merkitystä ja toimintaa ohjaavia arvoja. Blanchardin ja Hodgesin mukaan johto voi hyvinkin ottaa tiimin mukaan vision laatimiseen, mutta vastuuta selkeän vision luomisesta ei kuitenkaan voida delegoida muille. Kun visio on selkeästi kommunikoitu ja perusteltu, muun organisaation tai tiimin odotetaan vastaavan siihen, eli olevan valmis tavoittelemaan sitä.

Vision toimeenpanovaiheessa pyramidi käännetään ylösalaisin niin, että asiakkaita lähimmät ovat nyt pyramidin huipulla ja voivat ottaa vastuuta vision toteuttamisesta itseohjautuvasti. Johdon tehtävänä on nyt vastata ihmisten tarpeisiin, tukea heidän osaamistaan ja kehittymistään, jotta he voivat saavuttaa asetetut tavoitteet ja aidosti pyrkiä kohti haluttua suuntaa. Tässä vaiheessa johtajista tulee palvelevia johtajia. Käytännössä kahden pyramidin välinen vuoropuhelu ja linjaus on jatkuvaa jatkuvasti muuttuvassa ympäristössä. Johtajan on jatkuvasti varmistettava, että ryhmän suunta on selkeä ja selkiytettävä sitä tarvittaessa. Muulloin hänen roolinsa on tukea joukkuetta mm. fasilitoinnin keinoin.

Fasilitointi on palvelevan johtajan ydintaito

Itseohjautuvuuden saavuttaminen on tiimille matka, jossa tarvitaan johdon tukea. Mitä itseohjautuvampi tiimi on, sen paremmin tiimin jäsenet pystyvät fasilitoimaan yhteistyötään. Matkalla itseohjautuuteen tiimin vetäjällä on luonteva paikka tarjota fasilitointitukea ja auttaa tiimin jäseniä mm.:

• Uusien ideoiden luomisessa
• Erilaisten vaihtoehtojen objektiivisessa arvioimisessa
• Tekemään harkittuja päätöksiä (omalla vastuualueellaan)
• Reflektoimaan ja oppimaan menneestä työstä ja yhteistyöstä
• Kehittämään sisäisiä käytäntöjä ja yhteistyön tapoja

Mitä paremmin tiimi perehtyy fasilitointiin lähestymistapana ja taitokokonaisuutena, sen helpompi tiimin jäsenten on ottaa itse vastuuta fasilitointikäytännöistä.

Ketterä työ onnistuu vain yhdistettynä vahvaan fasilitointiosaamiseen

Ketterän metodologian omaksuneissa organisaatioissa työ muodostuu toistuvien prosessien ja määriteltyjen kohtaamisten (rituaalien) ympärille. Organisaatiota on kehitettävä siten, että tiimit voivat hyödyntää näitä rakenteita ja niiden merkitys ymmärretään. Vahvan fasilitointiosaamisen rakentaminen tukemaan vuorovaikutusta näissä toistuvissa prosesseissa ja rituaaleissa vahvistaa tiimin jäsenten vuorovaikutuksen laatua kohtaamisissa ja siten koko yhteistyön laatua. Ilman vahvoja fasilitointitaitoja riskinä on, että lähestymistapa on mekaaninen ja siinä keskitytään vain prosessin edistämiseen, ihmisten kohtaamisen merkityksen ja ryhmän tarpeiden kustannuksella.

Kun fasilitointitaidot ovat hallussa, palaverin vetäjä voi käyttää palaverin tarkoitusta ja oletusprosessia vuorovaikutuksen selkärankana, mutta pystyy nyt täysin keskittymään:

• Ryhmään
• Erilaisten näkemysten esiin tuomisen rohkaisemiseen
• Psykologisen turvallisuuden rakentamiseen
• Erilaisten osallistujien kannustamiseen
• Vahvistamaan tervettä konfliktoitumista tiimissä

Millaisia kokemuksia sinulla on fasilitoinnin ja johtajuuden välisestä suhteesta?

Tämän postauksen kirjoittaja on Xpedion perustaja ja toimitusjohtaja Mirjami Sipponen-Damonte. Hän on työskennellyt fasilitoinnin ja organisaation kehittämisen parissa ympäri Eurooppaa viimeiset 17 vuotta. Tutustu Mirjamiin paremmin tästä.